编办概况

重点专题

yabo11亚博娱乐手机版机构编制委员会办公室文书档案管理制度

【来源: | 发布日期:2013-06-24 】 【选择字号:

一、凡是反映我区机构设置和编制管理工作基本历史面貌和单位主要职能活动,具有长期查考利用价值和永久历史价值的文件材料和数据、图片等资料,均应立卷归档,按其重要程度分期限予以保存。

二、本单位形成的文书档案均由档案人员统一存档和管理,并按照文档管理的有关规定将有关文件及时上缴区档案局。

三、文书立卷归档范围:

1、上级文件。中央、省、市、区及上级机构编制部门对本单位工作的重要指示、批复、通知以及需要贯彻执行的指导性文件、会议决定、政策规定等。

2、单位文件。本单位在工作中所形成的请示、报告、批示、批复、批转、通知、工作计划、总结、重要的调查材料以及原始资料、综合统计数字、财务预决算、各种会议文件、规定、规章制度等文件,党支部、单位务会的记录。

3、会议文件。区编委会文件及本单位召开的其他重要会议形成的会议文件和各种声像材料等。

4、区委、区政府领导在本单位召开的各种会议上的讲话、照片及其他重要讲话的有关内容等。

5、单位领导参加上级召开的会议带回的文件、材料及其在会议上的发言材料、照片等。

6、单位颁发的(包括与其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿和印件等。

7、单位工作安排、总结、报告及目标管理责任书等。

8、内容重要的来信来访材料、领导的批示和单位办理人民来信来访形成的调查处理报告。

9、单位制定的机构编制工作方面的有关规定和办法。

10、调查研究形成的文件材料、调查报告等。

11、单位制订的各项制度等文件材料。

12、单位形成的财务凭证等文件材料。

13、机构设置、撤并、更改名称、人员编制等文件材料。

14、干部调资、离退休、抚恤、死亡及干部、奖惩等文件材料。

15、单位便函、介绍信存根。

16、其他需要立卷归档的文件材料和数据、图片等资料。

四、文书档案的保管期限为永久、长期和短期三种。永久为永远保存,长期为十六年至五十年,短期为十五年以下。永久和长期卷定期向区档案局移交。单位文书档案的保管期限按照国家及省、市有关规定确定。

五、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整,如有用铅笔、圆珠笔、复写纸书写的,应重新抄写,签发手续不完备的,要予以补办。

六、文件排列。按文件形成时间的先后、重要程度、问题性质顺序进行排列,将正文排在前面、定稿(领导同志签字的最后定稿)排在后面,批复在前,请示在后。上级的通报及上级转发本局的文件应放在本局发文之前,本局转发上级文件或批转通报下级文件,本局发来文在前,转发文件在后。不要把性质不同、互不相干的文件组在一起。凡单一性问题的重要文件,不论文字长短,页数多少,均单独立卷。外单位主送、抄送我单位的文件,凡已承办的,必须把承办结果和来文归在一起,或在来文上注明办理结果。凡没有办,看不出结果的,一般不归。

七、案卷标题简明、扼要,要有文件出处,要确切地反映卷内文件内容。

八、档案室要做到防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防霉、防光,对永久档案要重点保护。对被损坏的档案要及时进行修补。严格检查制度,发现问题要及时进行处理。档案管理人员要注意保密,档案室要有保密措施、档案柜要落锁。

九、归档的案卷材料必须收集齐全、完整,并按照档案整理要求,分门别类,科学组卷,目录清楚,装订整齐美观,以便于保管和利用。

十、档案的查阅、借阅

1、单位建立形成的档案,是为本单位工作服务的,仅供本单位工作人员因工作需要时查阅、借阅使用,一般不对外借阅。

2、工作人员因工作需要借阅时,应按规定办理借阅手续后,方可借阅。重要档案、标有国家密级的档案一律不得带出档案室,只限在档案室查阅。

3、外单位查阅档案,须持单位正式介绍信,并经我单位主管领导批准后,可在办公室查阅、摘录、复制。复制件用后要严格管理或清退。

4、借阅档案的期限一般不得超过15天,逾期不还,应即催还,如果需要延期,应经档案管理人员同意。

5、借阅者对所借档案负有安全保密的责任。严禁在文件上注释、涂改、圈划,也不得擅自拆卷、复印、拍照、抽页,注意保密,严防丢失。如发生丢失,损坏或失密,要追究有关人员的责任。

6、借阅者不得将档案转借他人或擅自带出档案室,不得携带档案出差。

7、档案保管人员应对借阅档案的情况和利用效果及时做好登记统计归档工作,保证档案的完整不遗失。

十一、对已经超过保存年限的档案,要及时鉴定、销毁。档案的销毁,必须慎重,由档案室和档案材料相关人员共同鉴定,提出存毁意见,对确无保存价值的案卷,要列出销毁清单,建立销毁档案登记册,经主管领导审查签字后方可移交档案局销毁。

十二、档案管理人员要努力学习、钻研业务,加强同区档案局的联系,在档案局的帮助和指导下认真做好档案管理工作。